📘 Ordem de Serviço (OS)
A Ordem de Serviço (OS) é gerada automaticamente a partir de uma visita realizada ou agendada no Contele Teams. Para
cada OS criada, o sistema gera um número sequencial automático, mas você pode personalizar essa numeração e escolher o
modelo de exibição que melhor se adapta à sua empresa.
Configuração e Modelos de OS
A Ordem de Serviço Digital registra online e em tempo real todos os detalhes do serviço prestado. Para configurar os
seus modelos, acesse o menu superior do sistema e vá em Configurações > Ordem de Serviço (OS).
Ao adicionar ou editar uma OS, você pode definir as seguintes preferências:
- Nome da OS Personalizada: Nome interno para identificar o modelo nas telas de agendamento.
- Logo da Empresa: Imagem que ficará no topo esquerdo da OS Digital (recomendamos a proporção quadrada).
- Exibir o campo descrição na OS: Ativa a exibição das Instruções da Visita dentro do documento.
- Exibir os Produtos na OS: Exibe os produtos ou peças movimentados durante a visita.
- Tornar essa versão minha Ordem de Serviço padrão: Define o modelo atual como automático para todas as novas visitas.
- Seleção de Modelo: Escolha o layout visual da OS entre as três opções disponíveis no sistema.
Conheça os Três Modelos de OS disponíveis:
- Clássica: Para empresas que preferem não mudar a identidade visual por enquanto e desejam manter o formato
tradicional do sistema por mais tempo.
- Padrão: Uma versão simples e direta, trazendo o layout de OS com o qual a maioria dos gestores e clientes já está
acostumada.
- Inteligente (Indicada ⭐): A nossa versão mais moderna, dinâmica e responsiva. Ela se adapta perfeitamente a
celulares e tablets, destacando o número da OS na lateral direita e calculando o tempo total de duração da visita.
Vantagens do Modelo Inteligente ⭐
O modelo Inteligente foi projetado para otimizar espaço e recursos da sua operação:
- Exibição Dinâmica: Elementos como Checklists, comentários, instruções, assinaturas e fotos só aparecem na OS final
se tiverem sido preenchidos em campo, evitando espaços em branco.
- Economia: Por ocultar blocos não utilizados e organizar as informações de forma compacta, ela reduz drasticamente o
uso de papel caso sua empresa ou cliente precise realizar a impressão do documento.
- Foco Operacional: Exibe as respostas dos Checklists de maneira limpa e o registro dos produtos movimentados (sem
exibir os valores financeiros na folha).
Atenção: Ative a função Envio automático de OS ao cliente para que o documento digital seja enviado por e-mail assim que
a visita for assinada no aplicativo. Se não houver assinatura em campo, o envio precisará ser feito manualmente pelo
colaborador no aplicativo ou pelo gestor no sistema Web.
Definindo a Numeração da OS
Existem três formas de gerenciar o número de identificação das suas Ordens de Serviço:
1. Número Inicial Definido nas Configurações
Nas configurações gerais da OS, você pode estipular um número inicial para o contador do sistema (por exemplo, começar a
contagem a partir do número 1000), mantendo o padrão do seu histórico interno.
2. Número Customizado no Agendamento
Durante a criação de uma nova agenda, você pode definir um código específico para aquela atividade:
1. No momento do agendamento, selecione o usuário e o local da visita.
2. Habilite a opção Número customizado de Ordem de Serviço.
3. Digite o código ou número desejado no campo que será aberto.
Observação: Esse código personalizado fica indexado no sistema, permitindo que você o encontre rapidamente realizando
uma busca direta no Relatório de Visitas.
3. Alteração Retroativa de Sequencial
Atenção: Se você modificar o número de uma OS nas configurações para um valor menor do que o atual, o sistema reiniciará
a contagem crescente a partir do último número inserido. Por exemplo: se a contagem estava em 500 e você alterou
para 400, as próximas ordens geradas serão 401, 402, e assim por diante. Certifique-se de que esses números não existam
no seu histórico para evitar duplicidade de OS.
Visualizando e Editando Detalhes da OS
Como Visualizar uma OS Digital
1. Navegue pelo menu superior até Relatórios > Visitas.
2. Localize a visita desejada na listagem.
3. Clique no ícone em formato de folha 📄, situado no canto direito da linha.
A OS Digital exibirá recursos como fotos tiradas em campo em tamanho real, comentários da visita, assinatura digital
feita no smartphone, horários registrados de check-in/check-out e o código da OS.
Como Editar os Horários da OS
1. Acesse Relatórios > Visitas.
2. Na linha da visita desejada, clique no ícone de três pontos ... ao final da tela.
3. Selecione a opção Validar.
4. Modifique os horários de check-in e check-out conforme a necessidade e salve.
Como Editar Outros Detalhes (Categoria, Fotos, Comentários ou Número da OS)
1. No Relatório de Visitas, clique diretamente sobre a visita que deseja modificar.
2. Clique no botão Editar Visita para abrir a tela de formulário e realizar as alterações.
Envio de Ordem de Serviço via WhatsApp
Você pode compartilhar o link da OS Digital diretamente para o WhatsApp do cliente por meio do sistema Web. O Contele
Teams gera uma mensagem pré-formatada contendo o nome do contato, o número da OS e o nome do local atendido.
Como Enviar a OS pelo WhatsApp
1. Acesse o Relatório de Visitas.
2. Clique no ícone de três pontos ... (Mais opções) ao final da linha da visita.
3. Selecione a opção Enviar por WhatsApp.
4. O sistema abrirá o WhatsApp Web ou o aplicativo do seu computador com a mensagem pronta. Revise o conteúdo e clique
em enviar.
Observação: O sistema adiciona automaticamente o prefixo nacional +55 ao número de telefone do cliente. Você pode
realizar assuntos manuais no número antes de disparar a mensagem, se necessário.
Como Cadastrar ou Corrigir o Telefone do Cliente
Para que o recurso funcione, o local precisa ter um número válido cadastrado com conta ativa no WhatsApp.
- Ajuste individual: Acesse o menu superior em Locais, selecione o cadastro desejado e clique em Editar.
- Ajuste em lote: Caso precise atualizar o telefone de múltiplos clientes, você pode exportar sua lista de locais na
tela de listagem, realizar as alterações diretamente na planilha e importá-la novamente para o sistema.
Dúvidas sobre a Ordem de Serviço (OS)
Preciso criar mais de 5 modelos de Ordens de Serviço personalizadas. O que fazer?
Por padrão, o sistema limita a criação a 5 modelos diferentes de OS por conta. Se a sua operação demandar uma quantidade
maior de layouts personalizados, você pode solicitar a liberação de mais espaço diretamente ao time de suporte. Acesse o
chat de atendimento localizado no canto inferior direito da tela, clique em Dúvidas sobre uso do sistema e informe a
quantidade de modelos adicionais de OS que sua empresa precisa.
