O painel administrativo de Gastos na Web consolida todas as informações financeiras da equipe, permitindo a conferência dia a dia de trajetos, a inclusão de regras de conformidade e a exportação de comprovantes de pagamento.
Visão Geral do Relatório
Para auditar as despesas da empresa, acesse o menu superior e clique em Gastos. Na tela inicial, o sistema exibirá um painel com os indicadores financeiros da equipe divididos em duas grandes categorias:
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KM: O valor acumulado gerado pelas rotas de visitas validadas.
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Avulso: A somatória de despesas manuais lançadas em campo pela equipe (separadas por tipo de gasto, como pedágio e alimentação).
Você pode extrair relatórios rápidos utilizando filtros de período pré-existentes como Ontem, 7 dias, 30 dias, Este Mês, Último Mês ou definindo um intervalo Personalizado.
Como Auditar e Ajustar o Reembolso Detalhado
Caso surjam dúvidas sobre as quilometragens apresentadas por um funcionário, o gestor pode realizar uma auditoria minuciosa:
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Na tela de Gastos, localize o colaborador desejado e clique em Ver Detalhado.
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O sistema abrirá a divisão dia a dia do usuário. Nessa tela, você pode executar as seguintes ações:
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Exibir Rota de Reembolso: Abre o mapa mostrando o trajeto exato considerado pelo sistema, apontando o KM rodado e o valor financeiro a pagar por trecho.
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Ignorar Visitas: Se o funcionário realizou um check-in indevido ou uma visita que não deve gerar reembolso, clique em "Ignorar Visitas" na linha correspondente para removê-la instantaneamente do cálculo financeiro do dia.
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Inserir Visita Esquecida: Caso o colaborador tenha esquecido de registrar um check-in em campo e precise incluir a quilometragem na folha, clique no botão Nova Visita, selecione o cliente correspondente e salve. O sistema recalculará a rota do dia incluindo o novo ponto.
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Adicionando um Termo de Ciência no PDF de Reembolso
Para conferir maior segurança jurídica aos pagamentos, você pode fixar um termo descritivo de regras e políticas de conformidade da empresa que será impresso automaticamente na folha de assinatura de reembolso do funcionário.
Como Configurar o Termo:
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No menu superior, acesse Configurações > Sua Empresa.
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Localize a seção de configurações de reembolso.
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Ative a chave da função Termos de Ciência do PDF de Reembolso.
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O sistema carregará um texto padrão de exemplo. Clique dentro da caixa e redija o texto personalizado com as políticas de reembolso da sua empresa. Salve as alterações.
Como Visualizar o Termo na Folha de Impressão:
Acesse a tela de Gastos, clique em Ver Detalhado no usuário escolhido e clique no botão Versão para Impressão (canto superior esquerdo). O relatório estruturado abrirá em uma nova aba exibindo campos para dados bancários do funcionário, CPF, linhas de assinatura física e o seu Termo de Ciência anexado ao rodapé.
A Regra Crítica de Consolidação de 60 Dias
Atenção: O Contele Teams possui uma rotina automática de segurança chamada Consolidação de Reembolsos.
Regra de Bloqueio: Após o prazo estrito de 60 dias contados a partir da data de realização da visita, os relatórios de reembolso correspondentes são consolidados de forma definitiva pelo banco de dados.
Uma vez consolidado, o relatório exibirá um aviso de bloqueio na tela e não poderá mais ser editado, alterado ou recalculado, tornando-se um registro permanente de leitura. Essa trava de conformidade é fundamental para evitar a manipulação de dados retroativos após os pagamentos e fechamentos contábeis já terem sido efetuados e integrados pelo setor financeiro da empresa.
Como Exportar os Relatórios Financeiros
Os dados auditados da tela de gastos podem ser enviados diretamente para o seu e-mail corporativo em até 5 minutos clicando no ícone de exportação. Os formatos disponíveis são .XLSX (Excel), .CSV e .PDF.
Dica de Exportação Geral: Se você deseja extrair uma planilha unificada contendo o resumo financeiro de todos os colaboradores da empresa de uma só vez, basta realizar a exportação deixando o campo de seleção de Usuário completamente vazio.