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Marco Antonio Fassa
Por Marco Antonio Fassa
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Configurações de Reembolso

Guia de Reembolso no Contele Gestor de Equipes Elaboramos um passo a passo para você aprender a usar o reembolso do Contele Gestor de Equipes de forma fácil e autônoma. Neste guia, você irá aprender a: 1. Configurar e compreender o método de cálculo. 2. Visualizar e editar o relatório resumido e detalhado. 3. Utilizar o aplicativo para reembolso por KM e avulso. 4. Exportar os relatórios de reembolso em Excel e PDF. Leia este passo a passo antes de usar o sistema! Dessa forma, garantimos que você conseguirá utilizá-lo com muita facilidade. Configurações Iniciais do Reembolso 1. Menu Lateral: Vá em Configurações e depois em "Sua empresa". 2. Configurações do Reembolso: Defina todos os itens relacionados ao reembolso: - Reembolso por Quilômetro Rodado: Insira o valor a ser reembolsado por quilômetro rodado. Utilize a Calculadora Online de Reembolso para determinar seu valor. Este valor será considerado como padrão para todos os usuários da equipe. - Importante: Ao atualizar o valor de reembolso, somente as visitas do dia em diante passarão a considerar esse novo valor. Os reembolsos de visitas anteriores não serão alterados. - Para aplicar um valor de reembolso por quilômetro rodado diferente para um usuário específico, utilize as Configurações do Usuário. 3. Delimitar Distância Máxima de Check-in: Defina, em metros, a distância aceitável para o Check-in e Check-out. 4. Ponto de Partida e Ponto de Chegada: Estes serão os locais considerados de partida e chegada para o cálculo de reembolso. O usuário também poderá definir os locais de ponto de partida e ponto de chegada pelo aplicativo. 5. Reembolso Avulso: Caso deseje que seu usuário cadastre Reembolsos Avulsos pelo aplicativo, marque a opção "Permitir o cadastro de Reembolsos Avulsos". Método de Cálculo do Reembolso O sistema do Contele Gestor de Equipes calcula o reembolso baseado na Melhor Rota entre as visitas. Caso o usuário utilize outros caminhos ou saia da rota para fins particulares, esses quilômetros não são considerados pelo sistema e serão descartados no Relatório de Reembolso. O sistema utiliza o ponto de partida e o ponto de chegada no cálculo de reembolso. Erros Comuns no Reembolso O cálculo de reembolso pode estar incorreto por alguns motivos. Os mais comuns incluem: - Alteração no Endereço do Local: Caso você tenha alterado o endereço de algum local visitado no dia, deve atualizar os reembolsos dessa data também. Se necessário, faça uma alteração simples no pin do mapa do local, selecionando a opção e a data do reembolso incorreto. Quando a validação de uma visita é feita manualmente, o sistema tem um prazo de até 4 horas para atualizar as novas informações. - Usuário Esqueceu de Realizar uma Visita: Se o usuário esqueceu de realizar uma visita e deseja adicioná-la para o cálculo no Relatório de Reembolso, o procedimento é simples: 1. Vá ao relatório de reembolso detalhado do dia, no usuário desejado. 2. Clique no botão "Nova Visita". 3. Adicione os locais desejados e uma nova rota será calculada para o Relatório de Reembolso. Para saber mais sobre conteúdos de reembolsos, acesse a categoria de Reembolsos da Central de Ajuda clicando aqui. Contele Gestor de Equipes

Última atualização em Jan 27, 2025

Funcionamento do Reembolso de KM Rodado pelo Contele Gestor de Equipes

Reembolso por KM Rodado Por padrão, o Contele Gestor de Equipes utiliza o endereço do primeiro check-in do dia como ponto de partida e o último check-in como ponto de chegada. Isso significa que o reembolso de KM rodado será contabilizado entre esses dois pontos. Durante o período entre o primeiro e o último check-in, o sistema calcula as rotas mais eficientes para o usuário. Isso pode resultar em alterações caso o gestor tenha planejado a rota previamente e ocorra congestionamento ou desvio inesperado durante o dia. Exemplo de como o Contele Gestor de Equipes calcula a rota Assista ao vídeo Caso queira mudar as configurações de ponto de partida e chegada, basta ir em Configurações > Sua Empresa e rolar a página até chegar em Configurações de Reembolso. O ponto de partida pode ser tanto a casa do funcionário como a porta de saída da empresa. Para ser efetuado um reembolso, é necessário que o usuário realize pelo menos duas visitas, indo de um ponto A para um ponto B. O sistema calculará o valor do reembolso com base nessas visitas. Como o Reembolso por KM Rodado é Calculado no Contele Equipes? Assista ao vídeo O Contele Equipes possui integração com o Google Maps e Uber, permitindo que o usuário escolha a rota mais adequada para chegar ao cliente de forma fácil e eficiente. Para fazer isso, selecione a visita que deseja realizar e clique no ícone localizado ao lado do endereço do local. Ele apresentará diferentes opções de aplicativos, permitindo que você escolha aquele que preferir. Após selecionar o aplicativo, ele irá traçar a melhor rota que você deverá seguir para chegar ao destino desejado. Assista ao vídeo Para saber mais sobre conteúdos de reembolsos, acesse a categoria de Reembolsos da Central de Ajuda clicando aqui. Veja também este conteúdo: Melhor Rota e diferenças de KM com Google e Waze

Última atualização em Jan 27, 2025

Lançamento de Reembolso Avulso no APP Contele Equipes

Reembolsos no App Contele Equipes Além do reembolso por KM rodado, feito automaticamente pelo app Contele Equipes, o usuário pode realizar lançamentos manuais de gastos reembolsáveis e não reembolsáveis, através dos reembolsos avulsos. Tipos de Reembolsos No aplicativo, o usuário pode lançar reembolsos de: - Transporte - Estacionamento - Pedágio - Alimentação - Hospedagem - Entre outros Como Lançar um Reembolso Há dois caminhos que o usuário pode seguir para lançar um reembolso: 1. Após dar o check-out em uma visita e clicar em "Lançamento". 2. Acessando a tela de "Gastos", localizada no canto inferior direito. Vinculando Reembolso Avulso ao Local ou Visita Para usuários, siga as instruções abaixo: 1. Na tela inicial do app, vá em Gastos, localizado no canto inferior direito. 2. Um teclado será aberto, onde você preencherá o valor do que precisa reembolsar. 3. Em seguida, preencha as informações referentes ao reembolso: - Data: Dia em que foi gerado o gasto. - Descrição: Do que se trata este gasto ou explicação do porquê ter gastado. - Tipo: Categoria em que se encaixa este gasto. - Reembolsável: Indica se o gasto é reembolsável ou não. - Vincular a Local ou Visita: Selecione um local ou visita onde foi gerado o gasto. - Adicionar Foto: Campo para adicionar uma foto (nota fiscal, por exemplo). Tela de Gastos do Contele Equipes Se o reembolso for lançado com informações erradas, é possível editar ou excluir na tela de gastos. Atenção: Não é possível cadastrar reembolsos avulsos pelo sistema web. Gastos Reembolsáveis e Não Reembolsáveis Reembolsável Essas são categorias de reembolso que somam no relatório de reembolso e são valores que a empresa precisa aprovar e realizar o pagamento ao usuário. Assista ao vídeo Não Reembolsável Essas são categorias de lançamentos que a empresa não efetuará o pagamento ao usuário, mas que precisa do lançamento por questões de controle, normalmente realizados por cartões corporativos. Assista ao vídeo O gestor deve instruir e explicar ao usuário o que é reembolsável ou não dentro da empresa. Habilitando o Reembolso Avulso No Sistema Você pode habilitar ou não o "Reembolso Avulso" para sua empresa: 1. Acesse Configurações > Sua Empresa > Reembolso Avulso. 2. No bloco de reembolso avulso, marque ou desmarque a opção Permitir o cadastro de Reembolsos Avulsos. Dessa forma, o usuário em campo poderá utilizar o recurso de "Reembolso Avulso" pelo app Contele Equipes. Para Usuários Específicos Para habilitar ou bloquear o uso do "Reembolso Avulso" para determinados usuários: 1. Acesse Configurações > Usuários e selecione o usuário desejado. 2. Clique em Editar Usuário. 3. No bloco de reembolso, habilite o botão Habilitado a cadastrar Reembolsos Avulsos. Como Corrigir ou Cancelar um Reembolso Todo lançamento, reembolsável ou não, entra automaticamente como aprovado, mas o gestor pode validar ou recusar. Caso o usuário tenha lançado um reembolso errado, pode solicitar ao gestor que recuse o valor no relatório. Veja como fazer isso: 1. Ignorando Reembolso Normal - No menu lateral, clique em Relatórios > Reembolso. - Selecione o usuário desejado e clique em Ver detalhado para verificar os reembolsos por dia. - Vá no dia em que deseja cancelar o reembolso e clique no botão de Ignorar Visitas e faça a ação correspondente. Ignorar Visitas 2. Recusando Reembolso Avulso - Na mesma tela de Ver Detalhado, vá no bloco de avulsos e clique no ícone de ação ⚙. - Selecione Cancelar para desconsiderar o valor deste reembolso. Visualizando Relatórios Caso o usuário queira visualizar os seus gastos no relatório, ele pode entrar no sistema do gestor e acessar o relatório de reembolso. Clique aqui para acessar. O usuário tem acesso limitado ao sistema. Saiba mais.

Última atualização em Jan 27, 2025

Relatório de Reembolso

Relatório de Reembolso Para acessar o Relatório de Reembolso, vá na aba lateral esquerda, escolha a categoria Relatórios e clique em Reembolso. Veja o vídeo explicativo Visão Geral Na tela, você encontrará uma visão consolidada do Reembolso da sua equipe, segmentada por: - KM - Avulso Dentro das opções avulsas, há uma segmentação dos tipos utilizados. Os períodos pré-existentes do Relatório de Reembolso incluem: - Ontem - 7 dias - 30 Dias - Este Mês - Último Mês Você também pode usar o filtro Personalizado para criar relatórios para o período desejado. Clique aqui para acessar um Tour Guiado do Relatório de Reembolso. Informações Disponíveis No Relatório de Reembolso, você terá acesso às informações de: - Filtro por usuário - Filtro por data - Informação consolidada de reembolso da equipe - Reembolso por quilometragem - Reembolso Avulso - Gráficos de Reembolso - Detalhamento de Reembolso por usuário Para que seja efetuado um reembolso, é necessário que o usuário realize pelo menos duas visitas, indo de um ponto A para um ponto B. O sistema calculará o valor do reembolso com base nessas visitas. Como Exportar e Imprimir o Relatório de Reembolso Após ajustar seu relatório, você pode enviá-lo por e-mail usando o ícone de "exportação". O Relatório pode ser exportado nos formatos: XLSX, CSV e PDF. Selecione o e-mail para o qual deseja exportar. No relatório detalhado por usuário, você pode acessar a versão para impressão através do botão: O relatório será enviado para o e-mail fornecido em aproximadamente 5 minutos. Dica Para gerar um relatório único com um resumo dos reembolsos de todos os usuários, deixe o campo de seleção do Usuário vazio. Veja análise do Relatório de Reembolso Exportado Lembrete Embora o sistema armazene todas as informações enquanto a assinatura estiver ativa, é recomendado fazer exportações periódicas para evitar a necessidade de exportar períodos extensos em casos de necessidade. Como Ver o Detalhado de um Reembolso? Se houver dúvidas sobre os valores do Relatório de Reembolso, é possível verificar um detalhamento das informações. Vá em Relatórios > Reembolso, escolha o usuário desejado e clique em "Ver detalhado". Nessa tela, você poderá: - Ajustar rota: Adicione ou exclua Visitas na rota do Usuário - Exibir rota de reembolso: Veja no mapa a rota realizada pelo Usuário, com o KM rodado e o valor a pagar - Ignorar Visitas: Ignore uma Visita para alterar o cálculo de reembolso Você também tem a opção de gerar uma "Versão para Impressão", onde pode incluir detalhes do usuário, como conta bancária para depósito do reembolso, CPF, e espaço para assinatura. Nota Reembolsos podem ser editados em até 60 dias. Após esse período, o relatório se tornará consolidado, impedindo alterações. Como Alterar o Valor do KM Retroativo nos Relatórios? Veja o vídeo explicativo Se você atualizou o valor do reembolso por quilômetro rodado e deseja que relatórios antigos reflitam essa mudança, siga os passos abaixo: 1. No menu lateral, clique em Configurações > Sua Empresa. 2. Vá em Configurações de Reembolso e atualize o valor do Reembolso por Quilômetro Rodado. 3. Clique em Salvar. 4. Pelo menu, vá em Relatórios > Reembolso. 5. Escolha o Usuário cuja reembolso deseja atualizar. 6. Selecione uma data retroativa para alterar (Ontem, Últimos 7 Dias, 30 dias, ou Personalizado). 7. Ative e desative o botão de Não Contabilizar Trajeto no topo de cada Rota. Após essa ação, o sistema atualizará os relatórios com o valor de reembolso correto. Imagem explicativa Recomendações Faça essa atualização antes de os usuários realizarem suas visitas no dia, caso contrário, o sistema considerará o valor antigo. Dúvidas sobre o Relatório de Reembolso Não aparece o cálculo de datas, mesmo com visitas Veja o vídeo explicativo Após alterações de reembolso, o sistema pode precisar de até 4 horas para recalcular. Como Exportar de Todos os Usuários e Coletar Assinatura? Veja o vídeo explicativo Como Inserir uma Visita que o Usuário Esqueceu de Realizar? Veja o vídeo explicativo Por que Aparecem Bonecos Laranjas em Algumas Visitas? Veja o vídeo explicativo Possíveis Diferenças de KM do Sistema com Google e Waze Algumas diferenças na quilometragem calculada pelo Contele em comparação com o Waze e Google Maps podem ocorrer durante o planejamento e no relatório de reembolso. Para entender essa diferença, veja o conteúdo abaixo: Melhor Rota e diferenças de KM com Google e Waze

Última atualização em Jan 27, 2025

Limites de Reembolso por Tipo, Usuário ou Etiqueta

Gerenciamento de Reembolsos no Contele Gestor de Equipes O Contele Gestor de Equipes permite que você controle e gerencie reembolsos de forma eficaz, estabelecendo limites tanto por tipo de despesa quanto por usuários ou etiquetas. Abaixo, você encontrará instruções sobre como configurar esses limites, garantindo a aderência às políticas financeiras da sua empresa. Configuração de Limites por Tipo de Reembolso Acesso à Configuração 1. No sistema, vá até a seção Relatório > Reembolso e clique em Configurar Reembolso. 2. Após isso, clique em Tipos de Reembolso. Visualização dos Tipos de Reembolso Você verá uma lista com todos os tipos de reembolso configurados, como Pedágio, Alimentação, entre outros, cada um com seu respectivo limite por dia. Criação de Novo Tipo de Reembolso 1. Para criar um novo tipo, clique em Novo Tipo de Lançamento. 2. Preencha o nome do novo tipo de despesa e defina o limite diário para esse tipo. 3. Escolha um ícone representativo para o tipo de despesa. 4. Clique em Cadastrar para salvar o novo tipo de reembolso. Configuração de Limites por Usuário/Etiquetas Criação de Nova Regra de Reembolso Na aba Limites e Restrições, clique em Nova Regra para estabelecer um novo limite por usuário. Preenchimento dos Detalhes da Regra - No formulário de nova regra, selecione se a regra será aplicada por Usuário ou Etiquetas. - Escolha se o tipo de despesa é reembolsável marcando a opção correspondente. - Defina o Limite de Valor por Dia para o usuário. - Decida se será obrigatório enviar foto do comprovante e vincular a despesa a uma visita. Seleção dos Tipos de Lançamento Busque e selecione os tipos de despesa que se aplicarão à regra do usuário ou etiqueta. Finalização e Salvamento da Regra Após preencher todos os detalhes, clique em Cadastrar para implementar a nova regra de limite de reembolso. Dicas Importantes - Revise os limites regularmente para garantir que estão alinhados com as políticas atuais da empresa. - Informe sua equipe sobre como os limites funcionam para garantir transparência e compreensão. Com essas configurações, você pode assegurar que os reembolsos estão sendo gerenciados de forma responsável, mantendo os custos dentro do orçamento e evitando gastos excessivos. Veja Também - Leia mais sobre limites de reembolso.

Última atualização em Jan 27, 2025