O Atividades é a central de gerenciamento de chamados de serviços dos clientes da sua empresa. Ele foi desenvolvido para complementar o fluxo de trabalho do Contele Teams, ajudando você a organizar solicitações, atribuir responsáveis e acompanhar cada atendimento até a resolução. Neste artigo, você aprende a acessar o módulo, controlar seus chamados e criar visitas.
Como acessar o Atividades
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Entre no Contele Teams com seu login e senha.
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Aponte o cursor do mouse para o menu lateral do sistema.
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Clique na opção Atividades.
Pronto — você será direcionado para o ambiente do Atividades.
Como sair do Atividades
Ao sair, você é redirecionado de volta para o Contele Teams:
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Clique no ícone localizado no canto inferior do menu principal.
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Na janela que se abre, com as informações da sua empresa e da sua conta, clique em SAIR.
Dashboard do Atividades
O dashboard é um painel visual que reúne, em um só lugar, os principais indicadores e métricas de gestão dos seus atendimentos. No Atividades, ele compila os dados dos chamados realizados pelas suas equipes, agrupados por intervalos de tempo que variam entre 30 e 90 dias.
Entre as informações disponíveis, você encontra:
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Quantidade total de chamados no período
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Número de chamados abertos
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Número de chamados fechados (resolvidos)
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Número de chamados arquivados
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Quantidade de chamados atrasados
Além disso, é possível visualizar a quantidade de chamados realizados por cada atendente, junto com o status de cada um (fase de triagem, pendente, entre outros).
Painel de Chamados
O controle do fluxo das tarefas acontece na página de Chamados. É aqui que você acompanha o andamento de cada atendimento, muda o status das tarefas e filtra a lista.
Formas de exibição: Cards ou Lista
Existem duas formas de exibir as tarefas:
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Cards: organização visual baseada no modelo Kanban.
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Lista: exibição em formato de lista corrida.
Para escolher, clique no botão correspondente a cada forma, no canto superior direito.
Observação: Recomendamos a exibição por Cards, baseada no modelo Kanban. Nesse formato, a organização do fluxo de trabalho fica mais simples e pode ser feita facilmente com o mouse.
Fluxo de tarefas no modo Cards
No modo de exibição em cards, os chamados são divididos em quatro colunas, conforme o status:
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Triagem: ponto em que o chamado é iniciado.
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Pendente: status aconselhado depois que a tarefa é atribuída a um técnico.
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Em andamento: tarefas que estão sendo realizadas pelo usuário, ou seja, quando ele está no cliente.
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Resolvido: status final, quando a visita é finalizada sem nenhuma pendência.
Observação: Os chamados arquivados não ficam visíveis na listagem padrão. Para localizá-los, utilize o campo de pesquisa.
Alterando o status de um chamado
A troca de status pode ser feita de duas formas:
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Arrastar e soltar: clique sobre o card da tarefa, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste para a coluna desejada.
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Edição no detalhe do chamado: acesse a página de detalhes e escolha a nova classificação na caixa de Status. O sistema salva o chamado automaticamente na coluna correspondente.
Usando filtros
Para aplicar filtros:
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Clique no botão de funil na página de Chamados, ao lado de Filtrando por.
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Selecione os critérios desejados:
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Prioridade: alta, média e baixa.
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Cliente: nome do cliente.
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Usuário: chamados atribuídos a um dos seus usuários.
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Se preferir, você pode utilizar todos os filtros simultaneamente.
Para remover os filtros, há duas maneiras:
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Limpar filtros: retira todos os filtros selecionados de uma vez.
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Remover um filtro específico: aponte o cursor sobre o filtro e clique no X ao lado do item.
Gerenciando um chamado
Editando as informações
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No menu lateral do Atividades, clique em Chamados.
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Localize o chamado que deseja editar e clique nele.
Na página com o histórico do chamado, você pode:
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Alterar os detalhes, como status, prioridade, atendente e cliente.
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Incluir e ler o histórico de mensagens.
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Anexar arquivos, incluir links e outras informações pertinentes.
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Criar uma visita para que seu usuário atenda o chamado.
Excluindo um chamado
Existem duas maneiras de excluir um chamado.
Dentro de um chamado:
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Localize o chamado e clique nele.
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Na página de detalhes, clique nos três pontos no canto superior direito e escolha Excluir.
No painel de chamados:
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Altere a exibição de Kanban para Lista corrida, no canto superior direito.
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Marque as caixas de seleção dos chamados que serão excluídos.
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Clique em Ações e depois em Excluir.
Imprimindo um chamado
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Localize o chamado e clique nele.
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Na página de detalhes, clique nos três pontos no canto superior direito e escolha Imprimir.
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Configure as opções de impressão e clique em Imprimir.
Comunicação com o cliente
Para se comunicar com o solicitante de um serviço:
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Localize o chamado desejado.
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Clique sobre ele para abrir a página de detalhes.
Além de visualizar os detalhes, você pode enviar mensagens diretamente para o cliente. Essas mensagens são encaminhadas para o e-mail do solicitante.
Observação: Na comunicação com o cliente, é possível incluir links e anexos junto com a mensagem de texto.
No mesmo ambiente, você consulta todo o histórico de conversas do atendimento, desde a abertura até a finalização. Alterações de status, atendente, data de visita e outras informações ficam concentradas nesse local.
Criando uma visita
Para criar uma visita a partir de um chamado:
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Localize o chamado ao qual deseja atribuir um técnico e uma data.
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Clique nele para abrir a página de detalhes.
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Clique no botão Nova Visita.
Na página de agendamento, você deve:
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Escolher a data em que a visita será realizada.
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Determinar um raio aproximado para identificar quais usuários estão mais próximos do local.
Atenção: Caso não visualize todos os funcionários, é provável que o usuário não tenha pontos de localização ou não tenha cadastrado o endereço residencial. Nesse caso, selecione +50km para exibir a lista completa.
Uma lista de usuários que atendem aos critérios de data e raio ficará visível, mostrando os horários vagos de cada um no dia escolhido. Clique no horário livre correspondente ao usuário desejado para atribuir a tarefa.
Observação: Para alterar o usuário, o dia ou a data, clique no ícone de lápis (editar) ✏️ e volte à página anterior. Depois de confirmar os dados, clique em Criar Visita.
Observação: Ao confirmar a visita, a tarefa é associada ao usuário, que passa a ter acesso a ela por meio do aplicativo ou pelo sistema Contele Teams.
Para consultar o resumo da visita, localize o chamado e clique sobre ele — os dados aparecem logo abaixo dos detalhes. Ao clicar neles, você é direcionado para as informações completas da visita agendada no Contele Teams.
Exportando chamados
Você pode exportar os chamados em formato .XLSX (Excel):
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Em Chamados, clique nos três pontos no canto superior direito.
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Escolha o formato que deseja exportar.
O arquivo é baixado já pré-formatado, com até quatro planilhas: Triagem, Pendente, Em Andamento e Resolvido.
Observação: Caso não exista nenhum chamado em um desses status, a planilha correspondente não é gerada.
Você também pode exportar o histórico de um chamado em .PDF:
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Clique no card do chamado desejado para abrir o histórico.
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Clique nos três pontos no canto superior direito e escolha Imprimir.
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Na janela aberta, selecione Salvar como PDF no campo Destino.
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Clique em Salvar e escolha a pasta onde o arquivo será criado.