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Marco Antonio Fassa
Por Marco Antonio Fassa
16 artigos

FAQ: Dúvidas Frequentes Sobre o Contele Desk

O que é Contele Desk? O Contele Desk é um sistema centralizado para gerenciar as requisições de chamados de serviços dos clientes da sua empresa. Ele possibilita o controle e monitoramento das ações realizadas pelas suas equipes externas, permitindo modelar e gerir processos na execução de serviços, tornando a operação mais ágil e os objetivos gerenciais mais claros e monitoráveis. Importância do Contele Desk Com o aumento da demanda por serviços externos e a necessidade de atender melhor sua base de clientes, é essencial que as organizações investam em um sistema automatizado e centralizado de gerenciamento de chamados para se manterem competitivas no mercado. Como Funciona o Contele Desk O Contele Desk unifica os chamados de atendimentos da sua empresa em um único sistema, registrando a entrada e saída de pedidos de suporte e manutenção. Dessa forma, você obtém um maior controle sobre as ações realizadas e sobre os atendimentos prestados aos seus clientes. O que é um Chamado? Um chamado é uma solicitação de atendimento feita por um cliente. Ao abrir um chamado, é gerado um número de atendimento, registrando todos os detalhes, histórico, data de solicitação e a data de solução da tarefa. Funcionalidades do Contele Desk Com o Contele Desk, é possível: 1. Registrar novos chamados. 2. Classificar prioridades. 3. Definir os técnicos que serão acionados. 4. Acompanhar o andamento dos serviços realizados pelas equipes externas. 5. Avaliar e medir a produtividade dos atendimentos. 6. Manter um inventário completo das atividades realizadas em sua empresa. Vantagens de Adotar o Contele Desk O Contele Desk oferece aos seus usuários externos ferramentas e recursos de comunicação que permitem: - Reduzir o tempo de resposta de um chamado de serviços. - Aumentar a produtividade do trabalho realizado pelas suas equipes externas, concentrando todas as informações em um único ambiente de trabalho. Avaliando a Produtividade das Equipes Externas O sistema fornece informações hierarquizadas como: - Tempo de atendimento. - Controle das solicitações atendidas dentro e fora do prazo. - Classificação das solicitações (Alta, Média e Baixa). Além disso, existem relatórios específicos para facilitar a obtenção de informações sobre as tarefas, propriedades e carga de trabalho geral do sistema de apoio. Setores que Usam o Contele Desk O Contele Desk pode ser utilizado em qualquer segmento empresarial que preste suporte e/ou serviços a terceiros. O sistema é empregado em diversas áreas, como: - Atendimento externo. - Manutenção. - Vendas. - Assistência técnica. - Suporte técnico. - Gerenciamento de incidentes. - TI. O que é SLA de Atendimento? SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço) é um conjunto de diretrizes, procedimentos e métricas que sua equipe deve seguir para garantir a satisfação no atendimento ao cliente. O SLA estabelece um padrão definido, com base no tempo médio entre o registro do chamado pelo cliente e sua resolução. Edição dos Parâmetros do SLA no Contele Desk Sim, os parâmetros do SLA podem ser editados de acordo com as necessidades da sua empresa, em níveis de prioridade alto, médio e baixo. Como Registar um Chamado? Existem duas formas de registrar um chamado no Contele Desk: 1. Por meio de um operador da sua empresa responsável pelo cadastro do chamado. 2. Automatizando esse processo, permitindo que seu cliente acione o suporte técnico através de uma página web ou por e-mail. Automatizando o Acionamento de Chamados É possível criar uma landing page específica e customizada para que você possa indicar aos seus clientes para que eles façam o registro de um chamado. Esta página pode ser incorporada ao seu site, por exemplo. Acesso às Funções de Administrador do Contele Desk Para acessar as funções de administrador, abra o menu lateral no Contele Gestor de Equipes e clique em Contele Desk. Uso do Contele Desk sem o Contele Gestor de Equipes Não, o Contele Desk é uma funcionalidade exclusiva para usuários do Contele Gestor de Equipes.

Última atualização em Jan 27, 2025

Configurações do Contele Desk

Configurações do Contele Desk As configurações podem ser editadas a partir de Ajustes, no menu lateral. Apenas Gestores e Admins têm permissão para editar as Configurações. Preferências Neste ambiente, você pode: - Editar o tempo de arquivamento de Chamados resolvidos: Clique sobre o período pré-configurado pelo nosso sistema. Será aberta uma opção para que você escolha a quantidade de horas ou dias que deseja definir como prazo para que os Chamados sejam arquivados. Digite as informações desejadas e clique no botão “Salvar”. Edição de quando um chamado é arquivado - Ativar ou desabilitar opções: - Habilitar abertura de Chamados interna. - Enviar e-mail para cliente a cada resposta do atendente. - Enviar e-mail para cliente quando o chamado estiver Resolvido. - Enviar e-mail para cliente com os dados da visita agendada. O prazo máximo para arquivar chamados resolvidos é de 30 dias ou 720 horas. SLA Nesta seção, você pode definir o tempo para que um chamado possa ser resolvido, baseado no conceito de SLA. SLA representa um conjunto de diretrizes, procedimentos e métricas que sua equipe deve obedecer para garantir o nível de satisfação no atendimento ao cliente. O SLA estabelece um padrão baseado no tempo médio entre o registro do chamado pelo cliente e a sua resolução. Como editar o SLA: 1. Clique no card correspondente à prioridade (Alta, Média e Baixa). 2. Uma caixa editável será aberta. 3. Informe os valores conforme as métricas adotadas em sua empresa. 4. Clique no botão “Salvar”. Observação: Ao definir esses parâmetros, os tempos máximos para os Chamados abertos serão redimensionados para atender os prazos determinados. E-mail Neste ambiente, você pode consultar o e-mail padrão para uso do Contele Desk. Este e-mail é criado automaticamente e permite que seu cliente registre um chamado, enviando um e-mail para esse endereço. - O Chamado gerado será incluído na coluna "Triagem". Cabe ao operador de sua empresa: - Determinar o técnico responsável pelo Chamado. - Definir a data da Visita. - Classificar o andamento da tarefa. Você pode definir um e-mail customizado para facilitar a comunicação com seus clientes através do Contele Desk. Para isso, basta informar qual será esse e-mail na caixa apropriada. E-mail customizado DICA: Use o nome da sua empresa para criar o e-mail customizado. Isso facilita a memorização do endereço pelos seus clientes.

Última atualização em Jan 27, 2025

Contele Desk: Como Abrir Chamados pelo Site Público

Novo Chamado por Página da Internet Uma das formas do seu cliente abrir um chamado é através de um formulário de página. Essa página pode ser customizada, incluindo o logo da sua empresa e uma capa. O Contele Desk fornece duas maneiras de abertura desse chamado: 1. Por meio de uma página exclusiva no navegador (criada pelo Contele Desk). 2. Por um botão incorporado no site da sua empresa, que aponta para a página de cadastro de chamado. Observação: Os custos de hospedagem na internet deste material são de responsabilidade da sua empresa. Existem opções gratuitas de hospedagem de páginas na web. Exemplo de página de abertura de chamados Como Configurar a Página do Formulário No Contele Desk, siga os passos: 1. Vá em Ajustes > Abertura de chamados. Nesta página, você poderá: - Liberar ou fechar o acesso à abertura de chamados. - Adicionar logo e capa ao formulário. - Incluir instruções de como preencher o formulário. - Customizar o formulário. Como Customizar o Formulário Na tela de Abertura de chamados, vá no bloco de Formulário e clique em adicionar campo. Existem cinco tipos de campos disponíveis: - Texto: Campo usado para a inclusão de textos curtos, como um título. - Texto Longo: Campo usado para a inclusão de um box de texto com até 512 caracteres. - Lista: Campo usado para a inclusão de uma lista com opções a serem escolhidas, como categorias. - Checkbox: Campo usado para a inclusão de uma checklist, como itens de possíveis defeitos. - Upload: Campo usado para anexar arquivos, como fotos ou documentos. As alterações serão salvas automaticamente. Após isso, basta copiar a URL de abertura de chamado ao seu cliente. Formulário do Contele Desk As informações do formulário chegarão a você segundos depois na aba de Chamados, no fim da lista de Triagem, conforme a imagem abaixo: Mockup Contele Desk

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Contele Desk: Como Abrir Chamados por e-mail

Registro de Chamados no Contele Desk Os seus clientes têm duas formas de registrar um chamado no Contele Desk: - Por e-mail - Por meio de uma página exclusiva Novo Chamado por E-mail O seu cliente pode registrar um chamado diretamente por um e-mail exclusivo do Contele Desk, que pode ser customizado por você. O e-mail enviado pelo cliente precisa conter: 1. Título: Este será o assunto do chamado. 2. Corpo do E-mail: Este será a descrição do chamado. O Contele Desk automaticamente criará um chamado com base nessas informações, indicando no campo Cliente os dados do remetente do e-mail. Chamado no Desk vindo por e-mail Este e-mail pode ser divulgado na sua página da internet, redes sociais, configurações de WhatsApp, etc. Nota: O chamado aberto por e-mail pode levar até cinco minutos para ser criado após o envio da solicitação pelo cliente. Como Customizar o E-mail Para customizar o e-mail no Contele Desk, siga os passos abaixo: 1. Acesse Ajustes > E-mail no Contele Desk. 2. No campo de E-mail customizado, preencha a primeira metade do e-mail que você utilizará (a parte após o @ é padrão), por exemplo: [email protected]. 3. Passe este e-mail customizado ao seu cliente. Dica: Já existe um e-mail padrão, mas aconselhamos criar um e-mail customizado por questões práticas. Caso o domínio já exista, você será informado para poder fazer a substituição. Após o cliente registrar o chamado, ele receberá um e-mail confirmando a abertura da tarefa em até 10 minutos.

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Contele Desk: Editando as Informações de um Chamado

Editando as Informações de um Chamado É possível editar as informações contidas em qualquer chamado no Contele Desk. Para isso, siga os passos abaixo: 1. No menu lateral do Contele Desk, clique em Chamados. 2. Localize o chamado que deseja editar e clique nele. Na página com o histórico do chamado, você pode: - Alterar os detalhes do chamado, como status, prioridade, atendente e cliente. - Incluir e ler o histórico de mensagens. - Anexar arquivos, incluir links e outras informações pertinentes à tarefa. - Criar uma visita para seu usuário atender o chamado. Como Excluir um Chamado No Contele Desk, existem duas maneiras de excluir um chamado: 1. Dentro de um Chamado - Localize o chamado que deseja excluir e clique nele. - Na página de detalhes do chamado, clique nos três pontos no canto superior direito e escolha a opção Excluir. Exclusão de um Chamado 2. No Painel de Chamados - No Painel de Chamados, altere a exibição dos chamados de Kanban para Lista Corrida, no canto superior direito. - Marque nas caixas de seleção os chamados que serão excluídos, clique em Ações e depois em Excluir. Como excluir um Chamado no Painel de Chamados Imprimir um Chamado Para imprimir um chamado: 1. Localize o chamado que deseja imprimir e clique nele. 2. Na página de detalhes, clique nos três pontos no canto superior direito e escolha a opção Imprimir. 3. Configure as opções de impressão e clique em Imprimir.

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Controle de Chamados no Contele Desk

Controle de Chamados O controle do fluxo das tarefas registradas ocorre na página de Chamados. Existem duas formas de exibição das tarefas: Cards ou Lista. Para escolher a forma de exibição, basta selecionar o botão correspondente a cada uma das formas de visualização. Modo de exibição é definido pelo ícones à direita da tela Dica: É recomendável a exibição por Cards, baseada no modelo Kanban de organização de fluxo de trabalho. Nesse modelo, a organização do fluxo de trabalho é simplificada, sendo de fácil organização com o uso do mouse. Fluxo de Tarefas no Modo Cards No modo de exibição de tarefas em cards, os Chamados são divididos em quatro colunas, conforme o seu status: 1. Triagem: ponto em que é iniciado um Chamado. 2. Pendente: status aconselhado após a tarefa ter sido atribuída a um técnico. 3. Em andamento: tarefas que estão sendo realizadas pelo Usuário, ou seja, quando seu Usuário estiver no cliente. 4. Resolvido: status final, quando a Visita é finalizada sem nenhuma pendência. Os chamados arquivados não ficam visíveis na listagem padrão, sendo necessário utilizar o campo de pesquisa para localizá-los. Alterando o Status A troca de status de um Chamado é feita de forma simples: 1. Arrastar e Soltar: - Clique sobre o card com a tarefa, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste para a coluna desejada. Como mudar o status de um Chamado 2. Edição no Detalhe do Chamado: - Acesse a página de detalhes do Chamado e escolha a nova classificação na caixa de Status. - O sistema salvará automaticamente o Chamado na coluna correspondente ao novo status. Mudança de status pelo modo edição do Chamado

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Configurações - Abertura de Chamados

Configuração do Contele Desk O Contele Desk pode ser configurado para atender melhor às necessidades da sua empresa. Os ajustes são simples e podem ser feitos rapidamente. Neste artigo, você aprenderá a editar as ações de abertura de chamados. Abertura de Chamados Ao clicar em ajustes no menu lateral, você será direcionado para as configurações de abertura de chamados. Imagem sem descrição Nessa seção, você pode: - Liberar o acesso à abertura de chamados por terceiros (seus clientes); - Incluir o logo da sua empresa; - Obter links especiais para adicionar um botão de atalho ou uma página específica para a abertura de chamados no portal da Web da sua empresa. Acesso à Abertura de Chamados Nesse campo, você pode habilitar ou desabilitar a opção para terceiros (seus clientes). - Aberto: Seus clientes podem cadastrar a abertura de um chamado por uma página na web exclusiva. - Fechado: O cadastro do chamado fica limitado aos usuários da sua empresa com permissão para usar o Contele Gestão de Equipes. Dica: Habilite essa opção apenas nos períodos de funcionamento da sua empresa para evitar aberturas fora do horário comercial, impactando sua SLA. Logo da Empresa e Imagem da Página de Abertura de Chamado Você pode incluir o logo da sua empresa para personalizar a página exclusiva na web. - Limite de tamanho: 5 MB - Tamanho aconselhável para logo: 645×546 pixels - Tamanho aconselhável para imagem de cabeçalho: 1024×190 pixels Botão de Atalho Esse espaço fornece o código HTML para incluir um botão na página da internet da sua empresa, que direciona os clientes para a abertura de um chamado. Para usar o código: 1. Copie o código clicando na opção ao lado da caixa, para carregar o conteúdo na área de transferência. 2. Cole o código no código-fonte da página da internet da sua empresa. Embora seja uma tarefa simples, é recomendável entrar em contato com o desenvolvedor do seu site para determinar o local exato para a inclusão. URL de Abertura de Chamado Aqui, você encontra o endereço URL que permite aos clientes registrar um chamado. Recomenda-se estabelecer um espaço no site da sua empresa para anexar essa página. Dica: Use o comando iframe no código HTML do seu site. Exemplo: <iframe src="ENDEREÇO FORNECIDO PELO CONTELE DESK"></iframe> Formulário Na guia de Abertura de Chamados, você pode editar os campos da página exclusiva para registro de chamados pelos seus clientes. De forma padrão, os itens "Título" e "Descrição" são pré-configurados. No entanto, você pode incluir informações adicionais conforme as necessidades da sua empresa clicando no botão "Adicionar campos". Uma janela de configuração será aberta. Janela de edição de campos da página exclusiva para seus clientes Para cadastrar um novo campo, você precisa: 1. Definir um título para o campo. 2. Escolher o tipo de campo conforme sua necessidade. Tipos de campos disponíveis: - Texto: Para textos curtos, como um título. - Texto Longo: Para um box de texto com até 512 caracteres. - Lista: Para opções a serem escolhidas, como categorias. - Checkbox: Para uma checklist, como possíveis defeitos. - Upload: Para anexos, como fotos ou documentos. Exibição dos Dados A ordem de exibição dos campos na página da web será como se apresenta nesta seção. Para alterar a ordem, basta clicar e arrastar o item para a posição desejada. Dica: É aconselhável iniciar com um título (campo obrigatório) e encerrar com a descrição (também obrigatória).

Última atualização em Jan 27, 2025

Contele Desk: Como configurar o E-mail com domínio próprio

O que é um E-mail com Domínio Próprio? Um e-mail com domínio próprio, como exemplo [email protected], serve para mostrar que o e-mail pertence à sua empresa, conferindo mais credibilidade aos seus clientes. Caso você já tenha um e-mail com domínio próprio, poderá utilizá-lo no Contele Desk para o envio de notificações e abertura de Chamados. Como Configurar o seu E-mail com Domínio Próprio no Contele Desk Para configurar o seu e-mail com domínio próprio no Contele Desk, siga estas etapas: 1. No menu do Contele Desk, vá para Ajustes > E-mail. 2. Na tela, ative a opção E-mail com domínio próprio para abrir as opções de configuração do e-mail. 3. Primeiro, defina o prefixo do e-mail (utilizado antes do @), como, por exemplo, [email protected]. 4. Acesse o seu provedor de DNS (Registro BR, HostGator, Amazon, GoDaddy, entre outros) para fazer os apontamentos TXT e MX, que são simples: - No provedor de DNS, acesse o domínio desejado e encontre o local para Editar Zona DNS e criar uma Nova Entrada (No caso da RegistroBR, vá em DNS > Editar Zona). - Clique em Nova Entrada, escolha o Tipo TXT e insira os nomes e valores indicados na tela de configuração de e-mail do Contele Desk. - Após isso, crie uma Nova Entrada e escolha o Tipo MX, também com os nomes, valores e prioridades indicados no Contele Desk. - Aguarde 10 minutos para a propagação das alterações no provedor de DNS e, em seguida, clique em "Validar configurações" na tela do Contele Desk para verificar se tudo foi feito corretamente. Importante: Siga o passo a passo disponível na tela de Ajustes > E-mail do Contele Desk e utilize este artigo apenas como suporte. Este processo pode variar de acordo com o DNS. Em alguns casos, pode ser necessário que seja realizado por alguém com conhecimento técnico ou do setor de TI da empresa. Como Configurar nos Principais Provedores do Mercado - RegistroBR - GoDaddy - HostGator - Amazon Route 53 - Namecheap - Locaweb Status de Validação O status de validação indica se o e-mail com domínio próprio está habilitado para envio e recebimento. Para que o endereço com domínio próprio possa ser validado, é necessário concluir o processo de configuração. - Habilitado para envio: Todas as notificações dos Chamados do Contele Desk serão enviadas com esse endereço de e-mail. - Habilitado para recebimento: Todos os e-mails recebidos por esse endereço serão abertos como Chamados no Contele Desk.

Última atualização em Jan 27, 2025

Contele Desk: Como Criar uma Visita a partir de Chamado

Como Criar uma Visita Para criar uma visita, siga os passos abaixo: 1. Localizar o Chamado: Encontre o chamado ao qual deseja atribuir um técnico e uma data de visita. 2. Selecionar o Chamado: Clique no chamado desejado. Isso abrirá a página de detalhes do chamado. 3. Nova Visita: Clique no botão "Nova Visita". Configurando a Visita Na página de agendamento, você deve: - Escolher a data em que a visita será realizada. - Determinar um raio aproximado para identificar quais usuários estão mais próximos do local da tarefa. Importante: Caso não visualize todos os funcionários, é provável que o usuário não tenha pontos de localização ou não cadastrou seu endereço residencial. Nesse caso, selecione +50km para visualizar a lista completa de todos os funcionários. Configuração da Data e do Raio Uma lista de usuários que atendem aos critérios de data e raio ficará visível, mostrando os horários vagos de cada um no dia escolhido. Clique no horário livre correspondente ao usuário desejado para atribuir a tarefa. Observação Se desejar alterar o usuário, o dia ou a data da visita, clique no ícone de lápis (editar) para retornar à página anterior e ajustar as informações. Após confirmar os dados da tarefa, clique no botão “Criar Visita”. Observação: Ao confirmar a visita, a tarefa será associada ao usuário, que terá acesso a ela através do APP Contele Equipes ou pelo sistema Contele Gestor de Equipes. Dados da Visita O resumo da visita pode ser visualizado nos detalhes do chamado. Para verificar essas informações: - Localize o chamado e clique sobre ele. - Os dados da visita estarão disponíveis logo abaixo dos detalhes do chamado. Dica: Ao clicar nos dados da visita, você será direcionado para as informações completas dessa visita agendada no Contele Gestor de Equipes. Leia mais

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