O módulo de Gastos do Contele Teams foi desenvolvido para automatizar e auditar o ressarcimento de quilometragem rodada da sua equipe de campo, garantindo processos transparentes baseados em cálculos matemáticos precisos.
Configurações Iniciais do Reembolso por KM
Para parametrizar os valores e regras de rodagem da sua empresa, navegue pelo menu superior do sistema até Configurações > Sua Empresa e localize a seção de configurações de reembolso. Nesta área, defina:
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Reembolso por Quilômetro Rodado: Insira o valor fixo (em reais) que a empresa pagará por cada quilômetro percorrido pelo colaborador. Este valor será aplicado como o padrão regulamentar para toda a equipe.
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Observação: Para conceder uma taxa diferenciada por KM para um funcionário específico, configure esse valor diretamente dentro da ficha individual dele em Configurações > Usuários.
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Atenção: Ao atualizar o valor de reembolso por KM nas configurações da empresa, a nova taxa só afetará as visitas realizadas daquele dia em diante. O histórico de valores financeiros de visitas de datas passadas permanecerá intacto.
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Método de Cálculo da Quilometragem (Melhor Rota)
O Contele Teams calcula as distâncias integrando as informações com o motor do Google Maps. Por padrão, o cálculo da jornada diária utiliza a coordenada do primeiro check-in do dia como o Ponto de Partida e o último check-out como o Ponto de Chegada (esses pontos podem ser customizados nas regras da empresa para utilizar endereços fixos, como a casa do colaborador ou a sede da empresa).
Regra de Otimização Estática:
O cálculo de reembolso é baseado estritamente no conceito de Melhor Rota (o menor trajeto matemático entre os pontos de atendimento do dia).
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O sistema desconsidera variações dinâmicas de trânsito em tempo real, acidentes ou desvios de tráfego sugeridos por aplicativos de navegação (como Waze ou Google Maps) durante a viagem física.
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Quilômetros excedentes rodados pelo colaborador para fins particulares fora da rota calculada pelo sistema são automaticamente descartados e não entram na somatória do relatório financeiro.
Observação: Para que o sistema consiga computar e validar um trecho de reembolso por KM, é obrigatório que o usuário de campo execute pelo menos duas visitas concluídas no mesmo dia, permitindo ao sistema calcular o trajeto de deslocamento do Ponto A para o Ponto B.
Como Atualizar o Valor do KM de Forma Retroativa
Se a sua empresa reajustou a taxa de reembolso por quilômetro e precisa que os relatórios de períodos passados (ainda não fechados) calculem o montante com o novo valor, execute o seguinte procedimento de recálculo:
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Acesse o menu superior em Configurações > Sua Empresa e atualize o valor do Reembolso por Quilômetro Rodado. Salve.
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Navegue no menu superior até a tela de Gastos.
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Escolha o Usuário que deseja aplicar a correção e defina o período de datas retroativas desejado.
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Dentro do detalhamento diário de rotas do colaborador, localize o botão Não Contabilizar Trajeto presente no topo de cada rota calculada.
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Ative e desative esse botão consecutivamente. Esta ação força o banco de dados a atualizar o motor de cálculo e recalcular os valores daquela rota com base na nova taxa configurada.
Correção de Erros Comuns de Cálculo
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Endereço de Local Alterado: Se você corrigiu ou moveu o pino do mapa de um cliente após as visitas já terem acontecido, o reembolso daquele dia poderá constar com valores antigos. Para corrigir, force uma microalteração no pino do mapa do local informando ao sistema a data específica do reembolso que deseja recalcular.
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Tempo de Sincronização: Quando o gestor realiza a validação manual de uma visita no painel Web para corrigir dados, o sistema pode levar um prazo de até 4 horas para processar e refletir o novo cálculo de quilometragem nas telas de relatório.