El entrenamiento del aplicativo Contele Teams - Completo

Son video-lecciones objetivas, todas de corta duración. Aprenderás todo el contenido para utilizar la aplicación Contele Teams y convertirte en un profesional más productivo. Al terminar el entrenamiento, haz clic aquí para hacer el Cuestionario y recibir tu certificado.

Importante: Utiliza tu correo electrónico de la APP Contele Teams para llenar el cuestionario. En caso de error al escribir el correo electrónico o usar un correo personal, será necesario responder el cuestionario nuevamente.

1️⃣ Primeros Pasos

Descarga ya la aplicación:

• Google Play (Android)

• App Store (iPhone)

Importante: Consulta los requisitos mínimos para usar la APP Contele Teams.

➡️ 1.1. Descripción general de la aplicación

Contele Teams tiene pestañas para Visitas, Ubicaciones, Gastos y Notificaciones, lo que le permite crear citas y registrar ubicaciones y gastos con filtros de búsqueda. Google Maps facilita la planificación. En el menú de configuración, es posible activar el modo oscuro, verificar la sincronización y acceder al soporte, optimizando la rutina en el campo.

➡️ 1.2. Inicio de sesión y contraseña olvidada

Para acceder a Contele Teams, ingrese su correo electrónico, contraseña y acepte los términos de uso. Para cerrar sesión, toque "Cerrar sesión" en el menú superior izquierdo. Si olvida su contraseña, haga clic en "Olvidé mi contraseña", ingrese su correo electrónico y elija el enlace de recuperación por WhatsApp o correo electrónico. Después de restablecer, el acceso se liberará normalmente.

➡️ 1.3. Cómo cerrar sesión

Para cerrar sesión en la aplicación, simplemente vaya al menú superior izquierdo y haga clic en la opción "Cerrar sesión", que está resaltada en rojo. Tan pronto como haga clic, se cerrará la sesión.

➡️ 1.4. Datos de descarga y permisos de liberación

En el primer acceso a Contele Teams, ingrese el nombre de usuario y la contraseña, acepte los términos y permita todos los permisos, especialmente la ubicación en segundo plano. Una vez sincronizados los datos, toque "Finalizar" para usar la aplicación. Si se deshabilita algún permiso, se mostrará una alerta hasta la reactivación. Con todo lanzado, la aplicación estará lista para usar.

2️⃣ Antes de su visita

➡️ 2.1. Cómo funciona el punto de inicio y final en la agenda

El punto de partida es donde se empieza a contar la ruta, como tu casa o tu coordenada actual. El punto de llegada es la última ubicación, calculando el desplazamiento final. El sistema registra estos puntos para calcular la ruta y el reembolso. Puedes configurar ambos según dónde comenzaste el día o finalizaste la visita, ya sea la coordenada actual o una dirección preregistrada.

➡️ 2.2. Punto de salida y llegada para el primer check-in y el último check-out

El punto de partida es el primer check-in y el punto de llegada es el último check-out, según lo configurado por la dirección. La ruta entre estos puntos se calculará para el reembolso, si corresponde. Después de completar las visitas, el sistema cuenta la ruta para determinar el reembolso. Si no hay reembolso, el proceso continúa normalmente.

➡️ 2.3. Mejor ruta y vista en Google Maps

La aplicación puede calcular inicialmente una ruta ineficiente al ver sus visitas en Google Maps. Para optimizar esto, utilice la mejor opción de cálculo de ruta, que reorganiza la secuencia de visitas para una ruta más eficiente. Después de volver a calcular, Google Maps mostrará una ruta simplificada, ahorrando tiempo y recursos al reducir la distancia y el tiempo de viaje.

➡️ 2.4. Tu agenda y filtros

En la pestaña Visitas de Contele Teams, puedes seguir tu agenda diaria, navegar por días pasados y futuros, y verla en lista o mapa. Los accesos directos permiten trazar rutas y abrir Google Maps. Los filtros por proximidad, ciudad, categoría, etiqueta y estado optimizan la vista y organización.

➡️ 2.5. Sus ubicaciones y filtros

En la pestaña Ubicaciones de Contele Teams, puede acceder a la lista de clientes registrados y direcciones, ordenados de la A a la Z o de la Z a la A. Cada ubicación muestra datos como dirección, CNPJ, teléfono, correo electrónico e historial de visitas. Los filtros por proximidad, ciudad y categoría ayudan con la organización, con la capacidad de editar o eliminar ubicaciones según los permisos.

3️⃣ Registro de ubicaciones

➡️ 3.1. Agregar/Registrar Ubicación con y sin GPS

Para registrar una nueva ubicación en Contele Teams, vaya a la pestaña Ubicaciones y toque "+". La aplicación intentará identificar la dirección a través del GPS, pero puede solucionarlo manualmente. Complete los datos complementarios, como nombre, categoría, CNPJ, teléfono y correo electrónico. Después de guardar, la ubicación estará disponible en la lista para registrar visitas o gastos y abrirla en Google Maps.

➡️ 3.2. Ver el historial de visitas in situ

Para consultar el historial de visitas en Contele, accede a la agenda del día y selecciona el lugar deseado. En la opción "Historial de visitas en el lugar", podrás ver las fechas de las visitas anteriores. Al hacer clic en cada visita, verás detalles como check-in, check-out, fotos y comentarios. El historial también está disponible en el registro del lugar, pero la principal forma de acceder es a través de la pestaña de visitas.

➡️ 3.3. Ver historial de gastos en el Lugar

Puedes consultar el historial de gastos de un cliente antes de la visita. Al acceder al registro del cliente, podrás ver gastos anteriores, como comidas o costos adicionales, lo que te permitirá llegar a la visita con esta información.

➡️ 3.4. Editar y eliminar Lugar

Para editar o eliminar un lugar en Contele Teams, es necesario tener permiso del gestor. Los lugares creados por el usuario pueden modificarse libremente, mientras que los importados por la empresa solo con permiso. Para editar, toca el ícono de lápiz; para eliminar, toca la papelera. Los lugares registrados manualmente ofrecen control total, mientras que los demás siguen las permisos definidos.

➡️ 3.5. Cómo prospectar utilizando "mis lugares cercanos"

Utiliza el recurso "Lugares Cercanos" para identificar clientes alrededor y agendar visitas durante el desplazamiento. Accede a los filtros en la pestaña "Lugares", selecciona "Lugares Cercanos" y define un radio, como 2 km. El sistema listará los clientes más cercanos. Si encuentras un lugar de interés, consulta el mapa y añádelo a la agenda, agilizando la prospección y aprovechando mejor cada trayecto.

4️⃣ Ejecución de la visita

➡️ 4.1. Programe una nueva visita

Para programar una nueva visita en Contele Teams, vaya a la pestaña Visitas y toque "+". Elija una ubicación registrada o registre un nuevo cliente, establezca la fecha y la hora (o programe sin hora). Agregue etiquetas, notas e indique si la compensación será para reembolso. Una vez finalizada, la visita entra en tu agenda, y se puede realizar de forma inmediata o posterior, con la flexibilidad de programar varias visitas.

➡️ 4.2. Editar visita programada

Para editar una visita programada en Contele Teams, vaya a la pestaña Visitas, seleccione la cita y toque el icono del lápiz. Puede cambiar la fecha, la hora, las etiquetas o ajustar la instrucción. Después de confirmar, el sistema actualizará la visita con la nueva información, lo que permitirá ajustes en la agenda.

➡️ 4.3. Cómo rechazar una visita programada

Para rechazar una visita programada en Contele Teams, vaya a la cita en la pestaña Visitas, toque los tres puntos en la esquina superior y seleccione "Rechazar visita". Ingrese el motivo y confirme. La visita se marcará como rechazada, y se registrará el motivo, permitiendo el seguimiento de las negativas, manteniendo la agenda organizada y comunicando los imprevistos de forma transparente.

➡️ 4.4. Resumen de cómo hacer una visita

Para realizar una visita en Contele Teams, ve a la pestaña Visitas y selecciona el compromiso pendiente. Puedes editar, rechazar o ver detalles, trazar la ruta en Google Maps y avisar al cliente por WhatsApp o correo. Inicia con "Check-in", registra la hora y usa formularios y fotos. Finaliza con "Check-out" y el informe estará disponible.

➡️ 4.5. Cómo visualizar la ruta hasta el lugar de la visita

Para visualizar la ruta hasta el lugar de la visita en Contele, selecciona el compromiso y toca el ícono del mapa. La app abrirá automáticamente Google Maps, mostrando el tiempo estimado de desplazamiento en auto, moto o a pie, lo que te ayudará a planificar el trayecto de manera eficiente.

➡️ 4.6. Cómo avisar a tu cliente: Estoy en camino

Para avisar a tu cliente que estás en camino en Contele, accede a la visita pendiente y toca "Estoy en camino". El sistema enviará automáticamente el mensaje por WhatsApp o correo electrónico con la hora y la distancia hasta la llegada, garantizando comodidad y alineando las expectativas con el cliente.

➡️ 4.7. Cómo no contabilizar el trayecto para el reembolso

Para no contar la ruta para reembolso en Contele, desmarque la opción "Contar ruta" al programar la visita. Esto evitará que el kilometraje se calcule para el reembolso, incluso con el uso de un vehículo de empresa. El proceso de check-in y check-out se realizará normalmente, sin afectar el reembolso.

➡️ 4.8. Cómo rellenar el formulario dentro de la aplicación

Los formularios de Contele Teams registran información durante las visitas y tienen un estado: pendiente, visualizado o respondido. Si está permitido, puede agregar o eliminar formularios. Los campos obligatorios, marcados con un asterisco, deben completarse para evitar bloqueos en el momento del check-out. Idealmente, debe completar todo con el estado "respondido" para asegurarse de que los datos de la visita estén completos antes del cierre.

➡️ 4.9. Formularios y tipos de preguntas

Al llenar un formulario, encontrarás preguntas de opción única, lista de verificación, campos numéricos, correo electrónico, teléfono, código postal, entre otros. Los campos obligatorios deben completarse correctamente, con validaciones para correo electrónico o CNPJ. Puedes agregar fotos, archivos, ubicación y firma manual. El sistema bloqueará el avance si hay errores, y al completarlo, el formulario recibirá el estado "completo".

➡️ 4.10. Firma digital por usuario y cliente

La firma del cliente se realiza en la pantalla principal, evitando la edición de la visita después de la firma. Para la firma de técnicos o empleados, se puede recoger en los formularios, donde es posible incluir fotos, vídeos y firmas. El empleado firma directamente en la pantalla, y el cliente también puede firmar después de revisar la información de la visita, completando el proceso por completo.

➡️ 4.11. Cómo grabar y añadir un video en la visita

Al llenar un formulario, encontrarás preguntas como opción única, lista de verificación, campos numéricos, correo electrónico, teléfono, código postal, etc. Los campos obligatorios deben completarse correctamente, con validaciones para correo electrónico o CNPJ. Puedes agregar fotos, archivos, ubicación y firma manual. El sistema bloqueará el avance si hay errores, y al completarlo, el formulario recibirá el estado "completo".

➡️ 4.12. Cómo reprogramar visitas

Para reprogramar una visita en Contele Teams, accede a la pestaña "Visitas", selecciona el compromiso y toca el ícono del lápiz. Ajusta la fecha y hora según tu disponibilidad. Después de confirmar, la visita se actualizará en el sistema, se eliminará de la agenda original y se añadirá a la nueva fecha.

➡️ 4.13. Qué son las etiquetas de la visita y cómo usarlas

Puedes usar etiquetas para identificar información importante sobre lugares y visitas. Al recibir un lugar, se pueden aplicar etiquetas como "Primera Visita" o códigos específicos. Durante la visita, puedes editar, añadir o modificar etiquetas para marcar productos u otras observaciones, facilitando la organización de las visitas.

➡️ 4.14. Productos en visitas

Puede mover productos durante la visita. Vaya a la pestaña de productos para ver los artículos registrados. Al entregar un producto al cliente, como un cuaderno, confirme el movimiento y el producto se transferirá al cliente, dejando su inventario vacío. Este control organiza los productos y el equipo envía los datos para que el equipo informe y gestione el inventario.

➡️ 4.15. Cómo ver el informe de visitas

Después de completar una visita en Contele Teams, puedes ver el informe completo accediendo a la visita finalizada. El informe incluye detalles como la hora de programación, check-in, check-out, comentarios, movimientos de productos, fotos, formularios respondidos y la firma del cliente, asegurando transparencia y calidad de la información.

➡️ 4.16. Cómo su cliente puede ver el informe de visitas de forma remota

Después de realizar una visita en Contele Teams, puede compartir el informe con el cliente antes de completar la visita. Toque el icono de compartir, elija el canal deseado (WhatsApp, correo electrónico, etc.) y envíe el enlace. El cliente podrá ver todos los detalles, como información, fotos, formularios y firma, asegurando transparencia y agilidad en el servicio.

5️⃣ Registro de gastos (gastos)

➡️ 5.1. Descripción general de gastos y filtros

El módulo de Gastos de Contele Teams, accesible desde el ícono de signo de dólar, permite consultar y registrar gastos. Es posible navegar por fechas pasadas o futuras y vincular los gastos a una visita, marcándolos como reembolsables. Los filtros por tipo, estado, lugar o visita facilitan la búsqueda. Para registrar un nuevo gasto, toca el botón "+", ofreciendo un control práctico de los gastos directamente en la app.

➡️ 5.2. Cómo registrar un nuevo gasto

Para registrar un nuevo gasto en Contele Teams, accede a la pestaña "Gastos" y toca el botón "+". Ingresa el valor, ajusta la fecha y completa la descripción. Indica si es reembolsable y vincúlalo a una visita o lugar. Añade una foto del comprobante, con opciones de recorte. Después de confirmar, el gasto será registrado.

➡️ 5.3. Cómo editar y eliminar un gasto

Para editar un gasto en Contele Teams, ve a la pestaña "Gastos", selecciona el ítem y toca el ícono del lápiz. Puedes modificar el valor, fecha, motivo, tipo, vínculo con la visita o lugar, y cambiar la foto del comprobante. Para eliminar, toca los tres puntos en la esquina superior derecha y selecciona "Eliminar gasto".

6️⃣ Menu

➡️ 6.1. Cómo cambiar a "Darkmode" o modo oscuro en la app

Para activar el Dark Mode en Contele Teams, ve al rincón superior izquierdo de la aplicación y toca el ícono. En la esquina superior derecha, toca el ícono de la luna para activar el modo oscuro. La aplicación cambiará al Dark Mode. Si prefieres volver al modo claro, solo toca el ícono del sol. Esta configuración es sencilla y rápida, permitiendo personalizar la interfaz según tu preferencia.

➡️ 6.2. Sincronización

Para sincronizar Contele Teams, ve al menú superior izquierdo y haz clic en "Sincronizar". Si hay problemas pendientes, una barra mostrará los archivos no enviados. Puedes elegir entre "Sincronizar" para enviar y recibir datos, o "Descargar datos" para actualizar elementos del servidor.

➡️ 6.3. Cómo configurar los permisos de la aplicación

En Contele Teams, al acceder por primera vez, debes liberar permisos como almacenamiento, cámara, micrófono y ubicación. Después, la app sincroniza los datos, lo que puede tardar de 1 a 2 minutos. Si falta algún permiso, la app te avisará para corregirlo en la configuración.

➡️ 6.4. Cómo solicitar ayuda o soporte a través de la APP

En Contele Teams, para acceder al soporte, vaya a la esquina superior izquierda y toque el icono de ayuda. Esto abrirá una ventana que te llevará directamente a WhatsApp, donde podrás chatear con el soporte y hacer tus preguntas. De esta forma, el servicio está disponible directamente en la aplicación.

➡️ 6.5. Novedades y versión de la aplicación

En Contele Teams, para comprobar la versión, ve al menú superior izquierdo y haz clic en el ícono. En la parte inferior, consulta la versión actual. Activa las actualizaciones automáticas en Play Store para mantener la app actualizada y accede a "Novedades" para ver las actualizaciones.

7️⃣ Conclusión

➡️ 7.1. Consideraciones finales:

• Utiliza la aplicación para agilizar tus visitas y gestionar tus tareas de forma eficiente.

➡️ 7.2. Mini cuestionario para certificado de aprobación

Después de completar la capacitación, no olvide completar el cuestionario para obtener su certificado.