📘 Checklists: Como Criar, Configurar e Vincular
Os Checklists são ferramentas fundamentais para padronizar as coletas de dados e vistorias em campo. Com eles, você pode
criar pesquisas de satisfação, relatórios fotográficos, listas de verificação de manutenção e muito mais, controlando
exatamente o que sua equipe deve preencher durante os atendimentos.
Acessando a Lista de Checklists
Para gerenciar seus modelos, navegue pelo menu superior do sistema até Configurações > Checklists. Nesta tela, você
encontrará a listagem de todos os checklists da sua empresa, organizados entre as abas Ativos e Arquivados.
Opções de Ação Individual
Ao lado de cada checklist, clique no ícone de três pontos ... para acessar:
- Configurações: Altere as regras de visibilidade e obrigatoriedade do documento.
- Pré-visualizar o Checklist: Veja exatamente como o checklist aparecerá no aplicativo da sua equipe de campo.
- Duplicar: Crie uma cópia exata do modelo para agilizar novas criações.
- Editar: Altere as perguntas, textos, ordens e opções do checklist.
- Arquivar: Oculte o checklist da lista de ativos. Isso desvincula o modelo de visitas futuras e pendentes.
Ações em Lote (Múltiplos Selecionados)
Ao marcar a caixa de seleção de um ou mais checklists na lista, o sistema habilitará botões no topo para:
- Duplicar: Copiar os modelos selecionados de uma só vez.
- Vincular: Associar os checklists a múltiplos usuários ou categorias de uma só vez.
- Arquivar: Mudar o status dos itens selecionados para arquivados em lote.
Observação: Se você desejar excluir definitivamente um checklist do sistema, acesse a aba Arquivados, selecione o item
desejado e clique em Remover.
Configurações Importantes do Checklist
Ao criar ou editar um modelo de checklist, você pode personalizar o comportamento dele por meio de regras específicas:
1. Status do Checklist
- Ativo: O checklist fica disponível no sistema e será anexado às visitas conforme as regras de vinculação
estabelecidas.
- Arquivado: O checklist é desativado e removido de todas as visitas que ainda não foram realizadas em campo.
2. Visibilidade na Ordem de Serviço (OS)
- Público: As respostas preenchidas pela equipe aparecerão para o seu cliente na Ordem de Serviço Digital e estarão
disponíveis nas impressões.
- Privado: As respostas ficam ocultas para o cliente final, sendo visíveis somente para a sua empresa nos relatórios
internos do sistema Web.
- Observação: Não é possível imprimir a OS com checklists privados diretamente pelo sistema. Caso precise extrair
essa visualização para fins internos, acesse a visita pelo relatório e utilize uma extensão de captura de tela
completa (como o GoFullPage) para gerar o arquivo.
- Atenção: Se você alterar um checklist de privado para público posteriormente, as ordens de serviço de visitas
que já foram finalizadas (com check-in e check-out realizados) permanecerão privadas. Isso preserva os dados
originais e garante a segurança jurídica da operação.
3. Regras de Obrigatoriedade
- Checklist Obrigatório: Ao ativar essa opção, a equipe de campo fica impedida de realizar o check-out da visita no
aplicativo caso não tenha respondido a todas as perguntas obrigatórias contidas no checklist.
4. Rodapé
Permite inserir uma mensagem ou texto institucional personalizado que será exibido automaticamente ao final da Ordem de
Serviço Digital do seu cliente.
Vinculações do Checklist (Automação de Rotina)
Você não precisa anexar os checklists manualmente em cada agendamento. Na aba de vinculações, você pode automatizar o
processo de três formas:
- Categorias Vinculadas: Selecione categorias de locais para que o checklist seja incluído de forma automática em
todas as visitas geradas para clientes daquele segmento.
- Usuários Vinculados: Associe o checklist a colaboradores específicos (ou marque associar a todos os usuários) para
que o documento apareça em todas as agendas deles.
- Combinação de Fatores: Ative o botão de combinação para que o checklist só seja anexado se a visita atender aos dois
critérios simultaneamente (ou seja, quando o Usuário X visitar um Local da Categoria Y).
Observação: Durante o agendamento manual de uma visita na agenda do sistema, o gestor pode incluir checklists adicionais
diretamente na tela de criação. No entanto, os checklists que foram associados de forma automática (por regra de usuário
ou categoria) não podem ser removidos na tela de agendamento; para retirá-los, é necessário ajustar as configurações de
vinculação do modelo.
Perguntas Frequentes sobre a Atualização de Checklists
Posso importar ou aproveitar os meus formulários do modelo antigo do sistema?
Como a estrutura de banco de dados, máscaras e recursos do Contele Teams mudou completamente para trazer mais velocidade
e estabilidade, não é possível fazer uma importação direta. Você deve criar os novos modelos de checklists diretamente
no painel web, o que se tornou um processo muito mais rápido, visual e intuitivo.
Os modelos antigos de formulários vão parar de funcionar?
Sim. As funções do formato antigo de formulários serão descontinuadas pela plataforma, permanecendo ativo apenas o
módulo moderno de Checklists. No entanto, fique tranquilo: todo o histórico de dados e respostas coletadas nos modelos
antigos continuará totalmente acessível para consulta nos seus relatórios cadastrados.
Como posso testar um novo checklist antes de liberar para toda a empresa?
Recomendamos criar o modelo e vinculá-lo inicialmente a apenas um usuário de testes ou um colaborador da equipe para
validar o preenchimento na prática. Após a validação em campo, acesse as configurações do formulário antigo, arquive-o
para deixar o aplicativo mais leve, e ative o novo Checklist para toda a equipe.
Minha equipe pode adicionar novos checklists por conta própria durante a visita?
Sim! Eles têm total autonomia em campo para escolher modelos adicionais e anexar novos checklists a uma visita em
andamento diretamente pelo aplicativo do Contele Teams, caso surja uma demanda extra durante o atendimento.
